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El sistema contempla todas las gestiones necesarias, que permiten administrar y controlar todos los procesos productivos de agua potable, hasta su comercialización, cobranza, y atención al cliente.
Las diferentes gestiones que tiene el sistema son: Catastro, Medición y Facturación, Recaudación, Tesorería y Gestión de Cobranza, Atención al Cliente, Corte y Reconexión, Laboratorios, Operación y Mantenimiento, y Banco de Pruebas de Medidores.
El sistema cuenta con un aplicativo para realizar las lecturas de los medidores, desde un dispositivo móvil (teléfono celular), integrando cada lectura en tiempo real, al sistema.
Se integra con terceros por medio de Servicios Web, bajo el Protocolo XMLRPC, como: consulta de deuda por cliente, cobros y reversión, entre otros.
Facilita una mayor cobranza a través del uso de las redes de servicio de recaudación, tal como: Banco del Pichincha, Produbanco, Pacífico, Tía, Western Unión, Facilito, Kushki, cooperativas de ahorro y crédito, entre otros.
Está completamente diseñado en Ambiente Web, con herramientas de seguridad disponibles para mitigar/minimizar ataques externos, ya que permite la utilización de Certificados de Seguridad SSL.
Cuenta con mecanismos para controlar intentos de accesos fallidos, contraseñas poco seguras, caducidad de contraseñas, registro de auditorías de usuarios sobre transacciones.
Cuenta con un sistema de seguimiento de Incidencias o Tickets, por medio de Solicitudes de Servicio, que permite el registro de las actividades, tareas, adjuntos, evidencia, realizadas por cada funcionario involucrado.
Permite la re-asignación de las solicitudes a los funcionarios que corresponda, todo de forma digital.
El Módulo brinda acceso a un tablero de seguimiento de solicitudes y un gran abanico de reportes relevantes para cada área.
CATASTRO
El sistema está diseñado para:
Utilizar una Ficha de Cliente y una Ficha de Propietario, para el registro de los datos correspondientes.
Manejo de Ubicaciones por Zona, Sector y Manzana.
Configuración de Plan y Ruta con su respectiva agrupación/organización.
Gestionar la solicitud de medidores, ya sea de forma manual o con interface, permitiendo la importación desde el módulo de Inventarios.
Permite la configuración de los predios, facilitando el registro de los datos del predio, datos del catastro y propietario.
Administrar las cuentas: Registro de Cliente, Predio, Servicios, Tarifa, Uso de Predio, Tipo de Servicio, Medidor, Tarifa Especial, Modo de Cálculo, Plan, Ruta e Historial de Medidor, Secuencia.
Permite el registro de lecturas, ya sea por medio de aplicativo móvil, excel o manual. La App permite adicionalmente, el registro de evidencia fotográfica de la lectura del medidor.
Hacer seguimiento de las Hojas de Verificación. (Retoma de lecturas), Hojas de Corte, Taponamiento y Reconexión.
Entregar y hacer seguimiento de los Avisos de Pago, Corte, Taponamiento.
Entrega de Notificaciones.
MEDICIÓN Y FACTURACIÓN
El sistema está diseñado para:
Generar y administrar las Agendas de Generación, definiendo las fechas de cada etapa del proceso, controlando por estados, con los niveles de aprobación que corresponda.
Registrar los cálculos de Tarifa Especial, Modo de Cálculo y Error de Validación, con fórmulas, facilitando la configuración de las mismas.
Preparar el sistema, para que pueda recibir las lecturas del Aplicativo Móvil, según Agenda de generación.
Ingresar manualmente las lecturas cuando sea el caso, al igual que la retoma de lecturas.
Imprimir las Hojas de Lecturas cuando sea el caso.
Realizar la revisión de las lecturas por Errores de Validación, definiendo los modos de cálculo, según Novedades.
Imprimir Hojas de verificación, según inconsistencias en las lecturas.
Facilitar el registro de cargos adicionales a las cuentas, permitiendo facturar como parte de la Planilla Mensual o en forma independiente.
Facilitar el manejo de cuentas, permitiendo el control de múltiples cuentas por cliente.
Generar la emisión de comprobantes de venta, a partir de una Agenda de Generación, por Plan y Ruta.
Permitir la validación en el SRI, de los comprobantes de venta emitidos, por Plan y Ruta.
Facilitar la emisión de Notas de Crédito, para el caso de ajustes, errores o devoluciones.
Permite la Re-facturación de las Notas de Crédito emitidas, cuando sea necesario.
RECAUDACIÓN
El sistema está diseñado para:
Gestión de los Cobros de Comprobantes de Venta, Notas de Débito, Convenios de Contrato y Coactivas, a través de los puntos de recaudación de la institución.
Facilitar una mayor cobranza a través del uso de las redes de servicio de recaudación, tal como: Banco del Pichincha, Produbanco, Pacífico, Tía, Western Unión, Facilito, Kushki, cooperativas de ahorro y crédito, entre otros.
El cobro de los Intereses de mora es configurable a decisión de la Institución, cargando el comprobante de venta periódicamente o al momento del Cobro, con la generación de una Nota de Débito.
Utilizar una página para el cliente, que permite visualizar y pagar las obligaciones generadas en el sistema.
Registro de Anticipos recibidos de clientes.
Generación de Notas de Débito, para cobro de intereses.
Generación de los Cierres de Caja, Historial, Emisiones.
Generación de los interfaces contables, que generan los asientos del Devengado y del Percibido, en forma diaria.
TESORERÍA Y GESTIÓN DE COBRANZA
El sistema está diseñado para:
Realizar la Gestión de Cobranza, tanto de los procesos administrativos, como de coactivas.
Generar las interfaces relacionados con los asientos contables del Devengado y del Percibido, al módulo de Administración Financiera, con afectación presupuestaria.
Registrar los porcentajes de intereses, emitidos por el Banco Central, en el sistema.
ATENCIÓN AL CLIENTE
El sistema está diseñado para:
Gestionar Contratos de Servicio y Eventuales.
Gestionar Convenios de Pago y Convenios Verbales.
Permitir la generación y seguimiento de Solicitudes de Servicio desde ventanilla o desde cualquier departamento, permitiendo el registro de servicios con cargo a la planilla o generación de facturas independientes.
Enviar Notificaciones a los clientes, con cada reasignación, desde la propia Solicitud de Servicio, sobre el estado de la Solicitud, cuando corresponda.
Enviar recordatorios sobre una determinada solicitud, pidiendo atención sobre la misma, especialmente cuando existe demora en la gestión que corresponda, a través de cualquier usuario del módulo.
CORTE Y RECONEXIÓN
Genera los avisos o notificaciones, para realizar los cortes por deuda o infracciones al reglamento.
Permite generar las ordenes de cortes por redes y cuentas de clientes, que fueron notificadas previamente.
Cambia el estado del medidor que se encuentra en la cuenta del cliente, una vez ejecutado el corte o la reconexión.
LABORATORIOS
Permite la recepción de pedidos, internos y externos de muestras, para ser analizados.
Genera las órdenes de análisis de muestras de laboratorio.
Realiza el análisis de las muestras internas y externas, según los criterios de calidad y parámetros establecidos.
Genera el informe del resultado del análisis de muestras, realizado en el laboratorio.
OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
Permite el registro de incidencias o reportes, tal como: daños, hundimientos, fuga de agua, repavimentación, etc.
Cuenta con las siguientes opciones:
Permite registrar la configuración de los siguientes parámetros:
BANCO DE PRUEBAS DE MEDIDORES
Permite el ingreso de medidores, al banco de pruebas del laboratorio, para realizar las pruebas correspondientes, por varios conceptos: reclamo de medidor en mal estado, por adquisición, por lecturas excesivas, etc.
Realiza las pruebas de cada medidor, por tipo de caudal:
Genera el informe de las pruebas realizadas, para determinar si el medidor es funcional o debe ser cambiado, de acuerdo a los parámetros de cada tipo de caudal.