Toma Física de Bienes de Larga Duración

Objetivo:

Realizar la toma física, de los bienes de larga duración y bienes sujetos a control, con el objeto de identificar cada uno de los bienes pertenecientes a la institución, etiquetándolos, determinando la ubicación física en la cual se encuentran, así como el/los custodios responsables, confrontando la información entregada por el cliente, con los datos reales de cada bien.

Proceso:

Elaborar el Plan de Trabajo en donde consta la planificación del proyecto, su ejecución, el monitoreo y control, y el cierre del mismo, utilizando nuestra propia metodología de gestión de proyectos PDM – ProtelCotelsa Delivery Methodology. En la planificación constará el número de bienes a inventariar, el cronograma de trabajo, y la conformación de los equipos de trabajo.

Actividades del proceso:

• Al momento de realizar la toma física de un bien, se actualizan los datos erróneos existentes, por los datos reales provenientes del bien físico.
• Ingresar los bienes inventariados al Módulo de Activos Fijos perteneciente a ProtelCotelsa S.A., con el fin de realizar el control interno, de la ejecución de la toma física de bienes, y obtener los reportes requeridos en este proceso.
• Generar las Actas de Entrega Recepción de cada uno de los custodios, desde el Módulo de Activos Fijos, con el objeto de controlar los bienes ya inventariados.
• Generar los informes quincenales de avance del proceso, para entregarlos al cliente, con la finalidad de dar a conocer los usuarios con los que se realizaron las actividades, el número de bienes inventariados, el número de actas legalizadas, el porcentaje de avance del proyecto, novedades, compromisos y otros datos importantes o relevantes.

Generar el informe final del levantamiento físico de los bienes, en el cual constan los bienes inventariados, los bienes faltantes, los bienes en mal estado, los bienes encontrados y otra información relevante del proceso.